TIETOJEN KÄSITTELY

Päivitetty 1.5.2023

1. Rekisterinpitäjä

Kylmätalo Kuura Oy
Y-tunnus: 3302058-5
Lupiinikuja 6 A, 01390 Vantaa
Puh. 010 508 4900

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Miika Tervo
miika.tervo@kylmatalokuura.fi
010 508 4900

3. Rekisterin nimi

Kylmätalo Kuura Oy:n asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään henkilötietolain 8 §:n edellytysten mukaisesti Kylmätalo Kuura Oy:n asiakassuhteiden hoitamiseen. Kylmätalo Kuura Oy tarjoaa muun muassa jäähdytyslaitteistojen sekä kylmä- ja pakkastilojen asennusta, huoltoa sekä muita asiantuntijapalveluita. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on näihin liittyvä asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.

Kylmätalo Kuura Oy käyttää henkilötietoja yleisesti asiakkuuden hoitoon ja kehittämiseen, asiakasviestintään, markkinoinnin suunnitteluun ja kohdentamiseen, asiakaspalvelun kehittämiseen, maksunvalvontaan sekä palvelun ja liiketoiminnan kehittämiseen. Kylmätalo Kuura Oy käyttää henkilötietoja etämyynti- ja suoramarkkinointitarkoituksiin henkilötietolain sallimin tavoin.

Lisäksi rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilla voi olla tietyin rajoituksin oikeus käyttää tietoja edellä mainittuihin omaan liiketoimintaansa liittyviin tarkoituksiin, esimerkiksi erilaisten yhteisten palvelujen, konseptien ja liiketoimintamallien kehittämiseksi ja toteuttamiseksi.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavat rekisteröidyistä asiakkaista:

• Yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• Organisaation nimi, osoitetiedot, y-tunnus ja nettisivuosoite
• Ostotiedot kuten tuote-, hinta-, tarjous-, toimitus- ja laskutustiedot
• Markkinointiluvat
• Asiakassuhteen viestintähistoria (mm. sähköpostiviestit ja puhelutiedot), reklamaatiot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään rekisterinpitäjän omassa toiminnassa asiakasasioinnin yhteydessä muun muassa puhelimitse, verkkopalvelussa, asiakastapahtumissa sekä asiakastapaamisissa. Henkilötietoja voidaan kerätä, tallentaa ja päivittää myös päivityspalveluja tarjoavilta yrityksiltä ja viranomaisilta.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa Kylmätalo Kuura Oy:n yhteistyökumppaneille ja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön mukaisissa rajoissa. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain tai määräysten niin vaatiessa esimerkiksi väärinkäytösten selvittämiseksi. Lisäksi rekisterinpitäjä voi siirtää henkilötietolain puitteissa rekisterin sisältämiä tietoja suoramarkkinointirekistereihinsä asiakkuuden ja asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman asiakkaan lupaa. Ohjelmien käyttöön tarvittavat palvelimet sijaitsevat EU tai ETA-alueella tai Henkilötietolain 22 §:n tarkoittamissa EU:n ja ETA:n ulkopuolisissa maissa, joissa EU-komissio todennut tietosuojan tason riittävyyden.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriin sisältyvät henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään. Henkilötietoja käsittelevällä henkilöstöllä on vaitiolovelvollisuus.

Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Lisäksi rekisterinpitäjän tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muiden teknisten toimenpiteiden avulla. Henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus Asiakkaalla on pyynnöstä oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on tallennettu, mistä tiedot rekisteriä varten säännönmukaisesti hankitaan, mihin tietoja käytetään ja luovutetaan. Tiedot luovutetaan asiakkaalle ymmärrettävässä muodossa ja tarvittaessa kirjallisesti. Tietojen tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa. Pyynnöt osoitetaan henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen Kylmätalo Kuura Oy, Lupiinikuja 6 A, 01390 Vantaa.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Lisäksi henkilötietoja voidaan poistaa, mikäli asiakas väärinkäyttää palvelua tai harjoittaa palvelun avulla rikollista tai muuta kiellettyä toimintaa. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään tiedon korjaamiseksi. Pyynnöt osoitetaan henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen Kylmätalo Kuura Oy, Lupiinikuja 6 A, 01390 Vantaa.

Muut oikeudet Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja tässä rekisteriselosteessa mainittuihin tarkoituksiin, ellei toisin ole sovittu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä. Markkinointikieltoja (soitto, painettu suoramarkkinointi, tekstiviesti ja sähköposti) koskevat tietojen korjauspyynnöt osoitetaan henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen Kylmätalo Kuura Oy, Lupiinikuja 6 A, 01390 Vantaa.